Effizienz an Bibliotheken

Posted on | July 11, 2006 | No Comments

Wenn Geldnöte drücken und sparen angesagt ist – betriebliche Prozesse werden auch in Bibliotheken zunehmend auf Effizienz und Effektivität geprüft.

Betriebliches Prozessmanagement ist spätestens seit den 90ern auch in Europa ein Industrie-weites Thema. Im Vorreiter-Land der Qualität und Effizienz, Japa, bestehen solche Konzepte bereits seit Ende der 70er Jahre. Die ursprüngliche Idee geht auf die Vorstellung zurück, durch Kontrolle des Prozesses auch die Kontrolle der Qualität in sämtlichen Phasen der Herstellung erhalten zu können.

Es stellte sich heraus, dass diese Methode auch sehr effektiv zur Kostenoptimierung eingesetzt werden kann. Dabei wird jeder Ablauf innerhalb einer Organisation auf

• seine Nutzleistung (was bringt es dem Kunden?)
• seine Schnittstellen
• seine Anforderungen (was will der interne / externe Kunde?)

geprüft. Nicht notwendige (=erwünschte) Prozessergebnisse können ausgeschieden, Abläufe vereinfacht und Fehlerquellen durch Restrukturierung und Vereinbarung minimiert werden.

Betriebliches Prozessmanagement lässt sich auch im Non-Profit-Bereich einsetzen und ist gerade dort wichtig, weil

• die personellen Ressourcen knapp bemessen sind,
• die Einnahmen kaum erweitert werden können,

sodass der Kostenfaktor oft die einzige Regulative ist, an der ‘gedreht’ werden kann. Betriebliches Prozessmanagement eröffnet hier Möglichkeiten. Voraussetzung ist allerdings ein offenes, vertrauensvolles Klima innerhalb einer Organisation – denn Veränderung birgt allerhand Konfliktpotential.

Bibliothekare und Berater aus ganz Österreich diskutierten und erarbeiteten sich am 27. und 28. Juni das Thema ‘Betriebliches Prozessmanagement’ im Rahmen eines Brain-Pool-Seminars an der Österreichischen Nationalbibliothek in Wien.

Dabei zeigte sich, dass Abläufe zunehmend ins Visier von Bibliotheks-LeiterInnen genommen werden. Sowohl wissenschaftliche als auch öffentliche Bibliotheken widmen sich dem Thema und setzen es individuell um. Meist handelt es sich dabei nicht um eine komplette Restrukturierung, sondern um erste Pilotprojekte, die den künftigen Weg aufzeigen sollen.

Lesen Sie hier ein typisches Prozessmanagement-Fallbeispiel.
Eine ähnliche Veranstaltung ist auch für das Brain-Pool Jahr 2007 geplant.

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